Текстовый редактор Word давно поддерживает возможность работать в кооперативном режиме и выдавать права доступа, просматривать комментарии и правки, вносить корректировки в документы онлайн и в режиме реального времени. Но нововведения затрагивают далеко не всех пользователей, а потому вопросы, связанные с тем, как объединить сразу несколько материалов в одном файле встречаются с завидной регулярностью. А, значит, пора разбираться в деталях!
Объединяем в один файл несколько документов ворд
Способов совместить содержимое файлов Word предостаточно: с поставленной задачей справится и меню «Вставка», представленное в офисных программах от Microsoft, и специальная система контроля версий документов, и даже онлайн-редакторы. И перед тем, как реализовать задуманное и объединить несколько документов Word в один файл, рекомендуется просмотреть инструкции, представленные ниже и решить, какой из способов потребует меньше времени, действий и инструментов под рукой.
Если текста немного
Сразу переходить к слиянию документов или объединению разрозненных файлов вместе с предварительным просмотром доступных правок рано – часто многие проблемы пользователей решаются с помощью крайне предсказуемых действий. И начинать эксперименты над объединением рекомендуется с банального копирования материалов в одном файле и вставки уже в соседнем.
Перенос возможен и с помощью набора горячих клавиш CTRL + C и CTRL + V или через контекстное меню, вызываемое в Word правой кнопкой мыши.
После или до вставки текста Word выведет специальное контекстное меню с параметрами форматирования и предложит дополнительно перенести оформление исходных материалов или сбросить настройки, связанные с шрифтами, подсвечиванием ссылок и заголовков.
Вне зависимости от способа вставки достаточно корректно распределить пространство внутри документа и слияние произойдет в полной мере и дополнительных инструкций. При расхождении оформления текста рекомендуется объединить форматирование или воспользоваться функцией «Формат по образцу», вызываемой с панели быстрого доступа на вкладке «Главная».
Если уж и разбираться в том, как объединить несколько документов Ворд в один файл, то начинать рекомендуется со способа выше.
Используем функционал меню – «Вставка»
Документы с разным содержимым в Word собираются через вставку «Текста из «Файла». Функция появилась еще в 2013 версии набора офисных программ от Microsoft и формально переносить текст по принципу копирования и вставки, но с несколькими дополнительными настройками:
- Начинать предстоит с запуска оригинального вордовского документа, с которым произойдет слияние. Следующий этап – размещение курсора в том месте, куда добавится новая информация (высвободить место рекомендуется заранее, иначе текст перемешается).
- После подготовки предстоит перейти на вкладку «Вставить» (если Word развернут на всю ширину монитора, то сразу нажать на «Объект») и в появившемся меню выбрать «Объект», а после – «Текст из файла». Какие материалы выгружать предстоит выбирать с помощью «Проводника» в Windows.
- Результат сразу появится на экране. Если курсор выставлялся в неподходящем месте, то с форматированием возникнут проблемы.
Вариант со вставкой хотя и способен подсказать, как несколько документов Ворд объединить в один файл, на деле не продуман. То же меню «Параметры вставки», как в способе с копированием и вставкой не отображает. Да и доступна «Вставка» не во всех версиях Word.
Объединяем две разные версии одного документа
Раздел «Рецензирование» редко просматривается даже опытными пользователями из-за не слишком распространенных, но крайне эффективных инструментов.
Среди полезных, но не всегда актуальных разделов скрывается и пункт меню «Сравнить», предназначенный для проверки двух версий схожих документов. Функция пригодится в тех ситуациях, когда над текстовыми материалами трудилось сразу несколько специалистов и утвердить какую-то часть контента сразу не получилось. А потому документы сначала предстоит сравнить, а после – объединить.
Порядок действий следующий:
- Выбрать вкладку «Рецензирование» на панели быстрого доступа, расположенной в верхней части интерфейса, и вызвать контекстное меню «Сравнить».
- Word сразу предложит добавить подходящие файлы в подготовленные разделы «Исходный» и «Измененный документ». Если вызвать меню «Больше», то на экране появится список дополнительных параметров: как проводить сравнение, затрагивать ли колонтитулы и в каком формате выгружать результат.
- Сравнение текстовых материалов проходит в фоновом режиме и занимает от 2 до 5 минут в зависимости от объема документов, количества исправлений и даже числа пользователей, вносивших правки.
- Результат сравнения выводится в трех колонках: слева выводится список найденных исправлений, по центру – объединенный документ, а справа – оригинальные материалы без дополнительных правок. Как действовать дальше – зависит от желаемого результата: исправления отклоняются, принимаются или частично редактируются.
- Если вызвать контекстное меню и нажать на «Принять удаление», то лишняя информация скроется, а вариант с отклонением, наоборот, запустит объединение.
- Итоговый документ выгружается в облако или сохраняется на жестком диске под новым названием. Файлы, подвергавшиеся сравнению, останутся доступны в полной мере.
Объединяем файлы в архив
Если даже после просмотра правок собрать документ из разрозненных материалов невозможно и необходимо переслать файлы по электронной почте одним письмом, то сработает вариант с подготовкой ZIP-архива. Способ не слишком прогрессивный, но, как и в случае с копированием и вставкой, часто необходим в качестве альтернативного решения возникшей проблемы.
Собираются архивы в масштабах операционной системы Windows даже без загрузки дополнительного программного обеспечения: потребуется выбрать исходные материалы, зажав Shift или Ctrl, а после вызвать контекстное меню. Среди появившегося списка достаточно выбрать пункт «Отправить», а затем «Сжатая ZIP-папка». Перед архивацией потребуется ввести название и нажать на Enter.
Собранный архив не занимает меньше места на жестком диске по сравнению с оригинальными текстовыми материалами, но становится доступен для передачи через социальные сети, электронную почту и даже мессенджеры одним файлом.
Немного о сторонних сервисах
Кроме инструкций, представленных выше, с объединением документов Word справляются и сторонние сервисы – офисные программы от конкурентов (OnlyOffice, LibreOffice и даже Google Docs) и онлайн-редакторы вроде Word Merger, способные в полуавтоматическом режиме скрестить содержимое исходных файлов.
[appbox googleplay id=cloud.aspose.words]
Выгружаются материалы в свободном режиме (без разовых платежей и подписок). Результатом проделанных действий выступает оригинальный документ (добавленный первым) с выгруженными на новую страницу материалами из второго файла.
Справляется с поставленными задачами Word Merger молниеносно (в том числе и на телефонах с операционной системой Android), а новичкам даже рассказывает, как объединить файлы Ворд в один и вместо формата DOCX выбрать HTML или XML, PNG или даже PDF.
Источник:
