Microsoft Excel — первое знакомство

По данным сервиса оценки интереса пользователей Яндекс Wordstat — Exel очень популярен. За месяц программой от Microsoft интересовались более 100 тысяч человек. Ексель относиться к программам категории таблиц и служит для:

• Создания таблиц и списков
• Решения сложных числовых задач
• Создание отчетов и документов для бизнеса: прайс-листы, каталоги, накладные
• Автоматизация расчетов с помощью встроенного языка VBA

Начнем с простого.

Создадим книгу в exel

Книга в экселе – это файл с расширением *.xlsx. В книге формируют таблицы и вносят рабочие данные. В основном употребляют определение «файл exel», а не «книга». Открыв файл вы увидите окно с таблицей, главную ленту и вкладки меню.

Файл можно переименовать в соответствии с выполняемой задачей и сохранить («файл» – «сохранить» – в диалоговом окне выбрать место хранения — переименовать в строке «имя файла» — «сохранить»). Название книги увидите на верху рабочей области.

Лист — что это и сколько их может быть в книге

Интерфейс exel, окно и закладки для внесения, редактирования, форматирования данных – это и есть лист. Максимальное количество листов зависит от количества информации в них и ограничено оперативной памятью компьютера

При первом открытии экселя вы увидите один лист. Добавить еще один или несколько можно кликнув плюс справа от надписи «Лист1». Если работаете с несколькими листами другие листы лучше переименовать. Действуем по алгоритму: правой кнопкой нажать на Лист1 – «переименовать» – поле с именем выделится – напечатать своё название. Перемещение между листами происходит через нажатие вкладки с нужным именем.

Режимы просмотра листа

В строке состояния, в правой нижней части листа находятся режимы просмотра:

• обычный – показывает все столбцы и ячейки листа, готовых для работы;
• разметка страницы – подготовка документа к печати;
• страничный – отображается только заполненная область таблицы, разбитая на страницы для печати (границы листов можно просто перетаскивать, формируя удобное отображение при печати).

Строки и столбцы

Столбцы и строки, состоящие из ячеек, составляют рабочую область. Максимальное количество вертикальных столбцов – 16 384. Каждый столбец обозначается латинской буквой. Горизонтальные строки обозначаются цифрами и максимальное количество – 1 048 576.

Строками и столбцами легко манипулировать. Менять ширину и высоту, вставлять и убирать дополнительные строки и столбцы.

Ячейки exel: перемещение и копирование их содержимого

Прямоугольник на пересечении столбца и строки – ячейка. В начале ввода данных нужно поставить курсор на выбранной ячейке, в конце ввода нажать клавишу «enter». Активность показана контуром вокруг ячейки.Удалить часть данных можно кнопкой Backspace. Полностью содержимое ячейки удаляется кнопкой Delete.

Чтобы переместить содержимое нужно нажать на выбранной ячейке правой кнопкой, выбрать «вырезать»

Затем нажать правой кнопкой на ячейке, в которую требуется перенести данные и выбрать «Вставить вырезанные ячейки». Или горячими клавишами Ctrl+X (вырезать) и Ctrl+V (вставить вырезанное), нажимая на нужные ячейки.

Если нужно переместить полностью ячейку с её содержимым нужно:

• Подвести курсор вплотную к стенке ячейки
• Курсор поменяет свой вид на крестик со стрелками
• Перетянуть ячейку вместе с содержимым в нужное место

Скопировать содержимое можно горячими клавишами Ctrl+C (копировать) и Ctrl+V (вставить), или нажимая правой кнопкой и выбирая пункты «копировать» и «вставить».

Поле Имя

Над рабочей областью слева находится поле «имя». В нем пишется имя ячейки: сначала номер столбца, затем – буква строки.

Имя ячейки можно менять, введя название в поле. Названия должны быть короткими, информативными и начинаться с буквы.

Панель быстрого доступа

Над панелью инструментов в строке заголовка, в левом углу находится панель быстрого доступа. По умолчанию в ней находится 3 быстрых команды:

• сохранить;
• шаг назад;
• шаг вперед.

При частом использовании других команд удобно основные элементы exel вынести на панель для доступа в одно нажатие.

Лента — панель инструментов

Основной обзор интерфейса ms excel отводится изучению панели инструментов. Находится панель под строкой заголовка и составляет основу, с которой нужно начинать работу. Лента состоит из вкладок, каждая из которых составляет логически собранные группы команд.

Группы команд на вкладках называются блоки. Для того, чтобы увидеть все инструменты в блоке. Нужно нажать на маленькую стрелочку в правом нижнем углу блока. К примеру, для работы с блоком шрифтов жмём стрелку и открываем окно для редактирования шрифта.

Отображение ленты

Лента часто занимает много места, особенно это заметно на маленьком мониторе. Ленту можно свернуть, нажав на стрелочку в правом верхнем углу, рядом со строкой заголовка.

Блоки ленты

Вкладка «Главная» объединяет основные блоки для работы с программой:

Буфер обмена – копирует, вырезает, вставляет данные и выбирает формат вставки;

Шрифт – придает тексту в ячейке нужный вид и размер, прорисовывает границы таблицы в любом формате;

Выравнивание — упорядочивает внешний вид таблицы, направление и размещение текста в ячейке;

Число – задает числовой формат (денежный, процентный, дробный, дата и время), устанавливает вид и количество разрядов;

Стили содержат комплексы форматов ячеек;

Ячейка – блок дает возможность скрывать, удалять, вставлять ячейки, строки, столбцы и листы;

Редактирование – позволяет найти, отсортировать и отфильтровать данные по любым параметрам.

Вкладка Вставка работает со всем, что можно вставит в рабочую область: таблицы, изображения, разнообразные диаграммы, спарклайны (маленькие графики для одной ячейки), текст и символы.

Разметка страницы используется для подготовки рабочего материала к печати.

Вкладка Формулы работает со всевозможными вычислениями.

Данные работают с импортом данных из совместимых внешних источников, фильтрацией и сортировкой имеющейся информации.

Рецензирование работает с текстом, примечаниями к ячейкам, фиксирует при необходимости изменения в файле.

Вид позволяет изменять режимы просмотра, отображая нужные инструменты и элементы на листе.

Особые вкладки появляются при открытии в экселе отдельных элементов: изображений, таблиц или диаграмм. В них содержатся дополнительные инструменты.

Блок учетной записи

Вход в учетную запись находится в правом верхнем углу под строкой заголовка. Учетная запись нужна при работе на чужом компьютере, чтобы получить доступ к своим личным данным в хранилище.

Строка формул

Рядом с полем «имя» находится строка формул, в которой содержится информация, находящаяся в выделенной ячейке. В строке можно вводить, изменять и редактировать данные и они появятся в ячейке.

Прежде чем ввести самую простую формулу, нужно поставить знак равенства. Затем нажимать на ячейку с данными, после ставить выбранное математическое действие, затем следующую ячейку и т.д. Последним нажать клавишу Enter.

Полоса прокрутки

Для перемещения в рабочем пространстве справа и внизу листа находится полосы прокрутки.

Масштаб

В строке состояния, в правом углу расположен масштаб. Он используется для произвольного масштабирования листа. Изменять масштаб можно, передвигая курсором ползунок или нажимая кнопки «плюс» и «минус».

При необходимости точного изменения масштаба в процентах нужно воспользоваться инструментом «Масштаб» во вкладке на панели инструментов «Вид».

Вывод

Освоить основы работы в эксель необходимо для любого пользователя компьютера. Применить его функции можно не только в математической, инженерной и научной деятельности, но и абсолютно в любой сфере, где требуется сортировка, классификация и систематизация данных.

Источник: compforlife.ru